¿Delegas o entorpeces? Las 4 fases de la delegación efectiva

¿Delegas o entorpeces? Las 4 fases de la delegación efectiva

Si eres Manager, empresario o responsable de un equipo o Departamento y no estás delegando todas las tareas y responsabilidades que puedes delegar, entonces estás entorpeciendo el buen funcionamiento y los resultados de tu equipo, Departamento y empresa. Así de claro. Lo primero que te propongo es reflexionar sobre las siguientes preguntas:

¿Estás delegando todas las tareas que podrías delegar?
¿Eres un cuello de botella en tu empresa?
¿Crees que tu forma de hacer las cosas es la mejor?
¿Te da miedo delegar? ¿Por qué?
¿Te encanta ser Papá-Jefe o Mamá-Jefa y solucionarles todos los problemas a tus colaboradores?

Quizá debas realizarte estas y otras preguntas acerca de qué y cómo estás delegando tus tareas en el equipo. Porque delegar no es una técnica que dominen muchos directivos. Y sin embargo, es imprescindible para crear equipos de alto rendimiento y alcanzar resultados positivos en un equipo o empresa.

Antes de explicarte un modelo probado de delegación efectiva, lo primero que debes plantearte, de forma totalmente honesta, es si te identificas con alguna de las frases siguientes:

  • Si delego, perderé poder o autoridad.
  • Si delego, perderé el control.
  • Si delego, mi equipo cometerá muchos errores y me meterán en problemas.
  • Si delego, mi puesto perderá contenido, y quizá piensen en eliminarlo o sustituirme.
  • Tengo miedo de que alguno de mis colaboradores aprenda tanto de mí que me haga sombra, o me quite el puesto.
  • Tardo menos si hago yo las tareas.
  • No tengo tiempo para explicarles las cosas, y enseñarles a hacer las tareas bien.
  • Nunca llegarán a hacer las tareas con el nivel de calidad con las que yo las resuelvo.

¿Te has identificado con alguna? ¿Qué consecuencias tiene? Evidentemente, cuando tienes una creencia de que te van a quitar el puesto, o vas a perder el control y eso te va a meter en problemas con tus jefes, o bien crees erróneamente que no tienes tiempo para enseñarles, te estás auto limitando gravemente. Y por mucho que te expliquen técnicas o procesos de cómo delegar efectivamente, nunca vas a salir del círculo vicioso. Seguirás cargándote de mochilas, de tareas poco importantes que podrían resolver otras personas, y por supuesto seguirás saturado de trabajo y estresado.

¿Y sabes qué imagen estarás proyectando en todo tu entorno? La de un jefe mediocre que no tiene potencial para promocionar ni ascender en la organización, porque no es capaz de confiar en los demás y de invertir el tiempo necesario para hacer crecer a su equipo. De paso, este tipo de jefe no es capaz de ampliar su visión para poder dedicar su valioso tiempo a tareas y responsabilidades mucho más importantes, como la estrategia, los objetivos a largo plazo, o el desarrollo de las personas de su equipo. Sencillamente, este jefe mediocre está atascado por su propia incompetencia.

Si no haces estas reflexiones, es imposible que avances. Debes olvidarte de la absurda convicción de que tú eres el que mejor hace las cosas, de que eres un superman o una superwoman que es capaz de hacer todas las tareas. Debes vencer la tentación del cortoplacismo (tardo menos si lo hago yo) y apostar por los beneficios a largo plazo.

Asumiendo que has cuestionado tus creencias limitantes, y que quieres apostar por ser un directivo con capacidad de liderazgo y visión estratégica a largo plazo, la delegación efectiva debe cumplir las siguientes 4 fases (te invito a que a medida que las repases, hagas una autocrítica de qué es lo que estás haciendo incorrectamente, o ni siquiera estás haciendo):

1. Preparación de la delegación. Antes de delegar una tarea o responsabilidad, debes hacer una reflexión de quién es la persona más adecuada para encargarse, cual es su estado de ánimo, sus fortalezas y debilidades. Además, debes preparar bien los detalles (qué proyecto o tarea vas a delegar, cómo quieres que se realice, para cuando se tiene que haber terminado el proyecto, para qué sirve o qué sentido y valor tiene, etc.
2. Entrevista con el colaborador. En esta fase debes exponerle con claridad todo lo que has preparado en la fase 1, y preguntarle si se siente capacitado, si le motiva esta nueva responsabilidad, y buscar su compromiso haciéndole partícipe de las decisiones de cómo se ejecutará la tarea, cuando, etc. Debes permitir que negocie lo que se pueda negociar, para aumentar su implicación. También debes fijar los criterios de seguimiento que harás.
3. Ejecución de la tarea o proyecto. Debes realizar seguimiento de la tarea o tareas, siempre cumpliendo el tipo de seguimiento que has acordado con el colaborador en la fase 2. Si has acordado reuniones semanales de 1 hora, cúmplelo a rajatabla. El colaborador se sentirá apoyado y confiado, y tú podrás dar feedback y corregir las desviaciones a tiempo.
4. Evaluación del proceso. Debes realizar un análisis conjunto con tu colaborador respecto al proceso de delegación y la ejecución de la tarea o proyecto delegado. El feedback debe ser bidireccional, permitiendo que el colaborador diga con total confianza en qué has fallado tú, qué puedes mejorar en tu forma de delegar. De esta manera se cierra el ciclo de aprendizaje, y la próxima delegación será mucho más efectiva, gracias a esta fase de evaluación.
¿En qué fase debes mejorar más? ¿Qué no estás haciendo de todos los aspectos comentados? Te animo a que empieces a fijarte pequeños objetivos para mejorar tu forma de delegar, para evolucionar de un jefe saturado de tareas y un tapón para su equipo y empresa…a un jefe sereno, que delega para poder dedicar su tiempo a sus verdaderas funciones, que son los objetivos del equipo, la estrategia a largo plazo, y el crecimiento de su equipo.

Si estás interesado en mejorar las habilidades de management de los empleados de tu empresa, llámanos al 912 975 465 o envíanos un email a execoach@execoach.es. Estaremos encantados de atenderte y de ofrecerte la mejor solución a tu necesidad.

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Javier Carril
Socio Director

 

2019-02-08T13:57:08+00:00mayo 5th, 2016|

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