Las dos últimas semanas he impartido varios cursos de Alto Rendimiento donde una de las temáticas principales eran las Reuniones efectivas. Siempre me sorprende comprobar cómo es general la opinión negativa sobre esta herramienta de comunicación y organización de equipos. Una reunión es una fantástica herramienta para cohesionar equipos, planificar tareas, definir objetivos comunes, resolver problemas y para realizar seguimiento de los proyectos. Sin embargo, una y otra vez es despreciada por los directivos, porque su experiencia personal es que les supone una enorme pérdida de tiempo.

El problema no es la herramienta, como ocurre también con el smartphone o el correo electrónico. El problema es la persona que utiliza mal la herramienta. Reuniones donde los participantes van sin conocer el orden del día, reuniones que comienzan y terminan a horas diferentes de las programadas, reuniones donde no hay objetivos o donde se introducen temas no previstos inicialmente. Ese es el pan de cada día de la mayoría de directivos, en la mayoría de las empresas. Por ello, proponemos aquí un decálogo básico para que una reunión sea verdaderamente efectiva. Son puntos de sentido común, pero no de práctica común. La clave no es conocerlos, es aplicarlos, que muchas veces requiere de elevadas dosis de liderazgo, asertividad, firmeza y organización. Aquí va el decálogo. Una reunión de equipo es efectiva si se cumplen estos diez puntos:

1. Lograr los objetivos previstos en el tiempo asignado.
2. Dedicar tiempo suficiente a la preparación de la reunión.
3. Elaborar un orden del día de la reunión, con los objetivos que se quieren alcanzar y tiempos asignados a cada objetivo.
4. Enviar el orden del día y documentación necesaria a todos los asistentes al menos un día antes de la reunión.
5. Puntualidad en el inicio y fin de la reunión.
6. Silenciar o apagar teléfonos móviles y ordenadores.
7. No tratar temas no previstos en el orden del día.
8. Todos los asistentes deben participar y aportar con sus opiniones e ideas de forma equilibrada.
9. Que exista una verdadera co-responsabilidad de todos los miembros del equipo.
10. Redactar un acta y enviarla a todos los asistentes.
Si cada uno de los miembros del equipo se compromete de verdad a cumplir con estos diez puntos, la productividad y motivación del equipo crecerá espectacularmente en cuestión de pocas semanas. ¿Es tan difícil?
@JavierCarril
Socio Director Execoach