Organizar reuniones que realmente sirvan para algo. Esa es la meta. Y aunque parezca obvio, todavía hoy en muchas multinacionales se malgastan miles de horas en reuniones que ni motivan, ni alinean, ni deciden. Si eres manager, sabes perfectamente de lo que hablo: agendas inexistentes, participantes desmotivados, conversaciones que se van por las ramas, decisiones que no se toman… y todo eso mientras tu café se enfría.
La buena noticia es que hay una forma de hacerlo mejor. Y no se trata de reinventar la rueda, sino de aplicar una sistemática clara, basada en experiencias reales de empresas punteras y adaptada al mundo actual: híbrido, rápido y global.
Empecemos por el principio: ¿para qué sirve una reunión? Aunque pueda parecer una pregunta retórica, muchas reuniones fracasan porque no hay claridad sobre su objetivo. En Google, por ejemplo, se clasifican las reuniones en tres tipos: informativas, de toma de decisiones y de brainstorming. Cada una tiene una dinámica, una duración y unos participantes distintos. Parece simple, pero no lo es. Lo que hacen bien en Google es que cada tipo de reunión tiene un formato predefinido y conocido por todos, lo que reduce la incertidumbre y mejora el foco.
«Una reunión sin seguimiento es solo una conversación cara.»
En Atlassian, otra empresa de referencia en cultura digital, utilizan una herramienta llamada «Team Health Monitor». Se reúnen cada dos semanas durante 60 minutos para revisar 8 dimensiones del equipo: desde la claridad de roles hasta el alineamiento con la estrategia. No es una reunión de reporte, sino de diagnóstico. Y lo hacen con una metodología visual, colaborativa y muy participativa. El resultado: equipos que se ajustan rápidamente cuando algo empieza a fallar.
Pero no hace falta ser una big tech para hacer esto bien. Una buena práctica es utilizar la regla del 15-30-60: reuniones diarias de 15 minutos para seguimiento rápido, reuniones semanales de 30 minutos para coordinar acciones y reuniones mensuales de 60 minutos para revisar KPIs y cultura. Esta cadencia ayuda a mantener la energía alta y la visión clara.
La clave está en entender que no todas las reuniones deben tener el mismo peso ni el mismo nivel de preparación. Una reunión diaria de stand-up no necesita PowerPoints ni informes, pero sí requiere puntualidad, concreción y claridad. Por otro lado, una reunión mensual con el equipo directivo necesita agenda cerrada, datos validados y roles definidos (quien lidera, quien toma notas, quien da seguimiento).
«Reunión larga no es igual a reunión importante.»
Otra práctica cada vez más extendida es el uso de documentos colaborativos previos. Amazon es famosa por arrancar muchas de sus reuniones con 10 minutos de lectura silenciosa de un memo estructurado. La idea es que todos lleguen con el mismo nivel de información y no se improvise. Esto puede parecer frío, pero en realidad genera un entorno muy eficiente. Y si lo piensas bien, es mucho más justo que esperar a que alguien lo explique todo mientras los demás intentan seguir el hilo entre emails pendientes y notificaciones de Slack.
Por supuesto, la tecnología ha transformado la forma de reunirnos. Zoom, Teams, Meet… Pero no por tener mejor conectividad las reuniones son mejores. Un error clásico de los managers es replicar reuniones presenciales tal cual en formato remoto. Y eso no funciona. En remoto, las reuniones deben ser más cortas (idealmente no más de 45 minutos), más visuales y más estructuradas. Por ejemplo, en Shopify prohibieron todas las reuniones mayores de dos personas los lunes. Querían liberar tiempo para el trabajo profundo. Y les funcionó: aumentó la productividad medida en entregables semanales.
«Diseñar bien tus reuniones es liderar mejor tu energía y la de tu equipo.»
Entonces, ¿qué debería tener una buena sistemática de reuniones para managers?
Primero, una agenda clara enviada con antelación. No solo para informar, sino para que cada participante pueda aportar. Esto aumenta el compromiso y reduce el tiempo improductivo. La agenda debe tener preguntas concretas, no títulos genéricos: mejor «¿decidimos hoy el nuevo proceso de onboarding?» que «Revisión onboarding».
Segundo, una duración ajustada al objetivo. Si una decisión normal no se puede tomar en 30 minutos, probablemente no se haya hecho el trabajo previo. Reunión larga no es igual a reunión importante.
Tercero, un seguimiento real. Nada de notas que se pierden en el limbo. Usa herramientas como Notion, Asana o simplemente una carpeta compartida con acuerdos, responsables y fechas. Una reunión sin seguimiento es solo una conversación cara.
Cuarto, una evaluación periódica de la calidad de las reuniones. Pregunta al equipo: ¿Esta reunión aporta valor? ¿Podría haber sido un email? ¿Estamos tomando decisiones o solo compartimos información? Esto ayuda a ajustar formatos, frecuencias y dinámicas.
Y no olvides el factor humano. Las reuniones son espacios de conexión. Un minuto para preguntar «¿Cómo estáis?» o compartir un mini-éxito mejora el clima emocional y reduce tensiones. En empresas como Zappos o HubSpot esto se integra como parte de la cultura: empezar con una ronda rápida de «wins» o anécdotas positivas.
En resumen, una buena sistemática de reuniones no es rigidez, es claridad. Y la claridad libera energía. No se trata de tener muchas reuniones, sino las justas y bien diseñadas. Como manager, tu tiempo es oro, pero el de tu equipo también. Gestionarlo con inteligencia es una muestra de liderazgo.
Piensa en tus últimas 10 reuniones. ¿Cuántas de verdad marcaron una diferencia? Si la respuesta no te convence, quizá sea el momento de rediseñar tu sistema. El cambio no requiere grandes inversiones ni metodologías milagrosas. Solo requiere intención, coherencia y una pizca de sentido común con herramientas modernas.
La reunión perfecta no existe, pero la reunión útil, breve y centrada está al alcance de cualquier manager que quiera liderar con impacto.
Ponte en contacto con nosotros si quieres que optimicemos las reuniones de tus equipos.
Ángel Martínez Marcos
Coach Ejecutivo & Consultor de Transformación Cultural
www.amartinez.net
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