La procrastinación es la tendencia de un profesional a posponer tareas, decisiones y acciones, dejándolas para otro día sin un compromiso firme. Este hábito perjudicial afecta gravemente a la gestión del tiempo y la productividad de un empleado. Porque lo peor de todo es que normalmente, las tareas, decisiones y acciones que se posponen suelen ser importantes.
La procrastinación es un problema frecuente en equipos y managers. Identificar sus causas y aplicar soluciones efectivas no solo mejora la productividad, sino que también refuerza la motivación, el compromiso y las capacidades de liderazgo dentro de la organización.
Retrasar lo que tenemos que hacer no siempre es cuestión de pereza. En entornos empresariales, suele estar vinculado a la falta de claridad en las prioridades, a estar ocupado haciendo cosas para evitar afrontar las tareas importantes, al miedo al fracaso o al error, a la sobrecarga de tareas o al perfeccionismo que paraliza la acción. Comprender estas causas es esencial para diseñar estrategias que realmente funcionen.
El experto en productividad Timothy Ferriss, autor del libro «La semana laboral de 4 horas» dice con razón: “Estar ocupado suele ser una excusa para evitar hacer unas pocas acciones incómodas que son las realmente importantes.”
En primer lugar, es interesante tener un objetivo en positivo, que suponga la buena práctica opuesta. En mi opinión, se trata de la proactividad. Ser proactivo implica dejar de procrastinar y empezar a afrontar las cosas incómodas. Veamos las diferencias entre procrastinación y proactividad:
Procrastinación vs Proactividad
La procrastinación se caracteriza por los siguientes aspectos:
- Pospongo las decisiones por miedo, inseguridad, parálisis por análisis…
- Dejo para otro momento las tareas incómodas o que requieren mucho esfuerzo (y nunca las hago).
- Pongo excusas y me justifico.
- Incumplo mis compromisos y pierdo credibilidad.
- Provoca estrés, falta de liderazgo y baja productividad.
En contraste, la proactividad se caracteriza por:
- Marco mis objetivos, me adelanto y no espero a que los demás actúen.
- Afronto sin posponer las decisiones y tareas importantes o incómodas.
- Actúo con un rumbo prefijado por mí, con un margen de flexibilidad.
- Cumplo mis compromisos y los demás confían en mí.
- Proyecta equilibrio emocional, rendimiento y liderazgo.
Este hábito de posponer tareas no solo afecta la productividad individual, sino que también puede minar la eficiencia de toda la organización. Algunas consecuencias comunes son:
- Retrasos en proyectos críticos.
- Aumento del estrés y desgaste emocional en los equipos.
- Conflictos por incumplimiento de plazos.
- Disminución del compromiso y motivación de los empleados.
¿Qué estrategias y técnicas ayudan a combatir la procrastinación?
Brian Tracy, en su libro «Trágate ese sapo» utiliza la metáfora del sapo para proporcionarnos una clara pauta práctica: Cuando tengamos una tarea, decisión o conversación difícil que nos produzca incomodidad y ansiedad, o requiera de nosotros un gran esfuerzo, debemos hacerlo inmediatamente, lo primero en la agenda. Es decir, debemos tragarnos los sapos que tengamos cuanto antes, en lugar de posponerlos para otro momento.
Si lo hacemos, nos libraremos de una enorme cantidad de estrés y ansiedad, porque en el fondo nuestra mente nos estará recordando permanentemente que debemos afrontar la tarea difícil. Hasta que no la hagamos, no vamos a respirar tranquilos, así que traguémonos el sapo al principio de la jornada. Eso hará además que seamos mucho más productivos el resto del día, y que aumentemos nuestra autoconfianza y liderazgo.
Una herramienta clásica que puede ayudarnos a dejar de procrastinar es la famosa matriz de priorización de Eisenhower, que divide las tareas en cuatro tipos en función de la importancia y la urgencia. Las decisiones y tareas que más procrastinamos, curiosamente, son las importantes y no urgentes, que son las que marcan la diferencia entre un profesional mediocre y un profesional de alto rendimiento.
El profesional de alto rendimiento trabaja proactivamente en las tareas y decisiones importantes/no urgentes, porque sabe que son las que generan mayor impacto en el desempeño laboral. Pero para hacerlo, es necesario invertir tiempo en las tareas que nadie nos está presionando para hacer, por no ser urgentes. Eso es lo complicado, puesto que en el entorno empresarial todos (compañeros, jefe, otros departamentos, clientes) nos van a presionar constantemente para ejecutar lo urgente, sea importante o no.
Para afrontar esas acciones y decisiones clave del denominado cuadrante 2 de la matriz (importantes y no urgentes), debemos potenciar la disciplina y desarrollar otras habilidades adicionales, como la asertividad para ser capaces de poner límites a las presiones y peticiones urgentes de los demás.
Otra estrategia efectiva consiste en dividir los grandes proyectos o tareas en pasos más pequeños, lo que reduce la sensación de bloqueo y genera un impulso constante de logro. Es la herramienta denominada Kaizen, que propone realizar pequeñas acciones o pequeños cambios para tragarnos los sapos de forma progresiva y más sencilla.
Otra idea que suele ayudar es dedicar bloques específicos del día a ejecutar las tareas difíciles y complejas, evitando interrupciones y distracciones, para favorecer la concentración y la eficiencia. Para esos bloques, merece la pena probar la técnica Pomodoro.
El método Pomodoro consiste en focalizarse con toda concentración en una sola tarea durante 20 minutos, poniéndonos un cronómetro. Al terminar, debemos descansar durante 5 minutos (mirando el correo electrónico, levantándonos de la silla para estirar el cuerpo, o haciendo alguna tarea rápida de baja concentración), y a continuación debemos realizar otro Pomodoro de 20 minutos con la misma tarea u otra diferente, pero siempre evitando la multitarea. Así sucesivamente hasta que llevemos 4 Pomodoros (tiempos de 20 minutos de máxima concentración en una tarea concreta importante) y entonces se recomienda descansar 15 minutos.
A nivel particular, hay otra herramienta que también recomiendo, que denomino “las 2 agendas”: la agenda pequeña y la agenda grande. Este enfoque nos permite compatibilizar las pequeñas tareas y compromisos del corto plazo, con los objetivos y tareas estratégicas del largo plazo. Puedes verlo en este breve vídeo: Vídeo: Las 2 agendas
Cómo integrar la gestión del tiempo en la cultura organizacional
Integrar la gestión del tiempo en la cultura organizacional implica mucho más que enseñar técnicas individuales. El verdadero impacto llega cuando la proactividad, la asertividad y la priorización de lo importante y no urgente se convierten en pilares de la cultura de la organización. Incorporar rutinas sostenibles, seguimiento, reconocimiento y liderazgo ejemplar genera un ciclo de mejora continua que fortalece tanto la motivación de los equipos como los resultados de la empresa.
Si quieres evaluar cómo está funcionando la organización y el correcto aprovechamiento del tiempo en tu equipo, considera estas preguntas:
- ¿Se cumplen los plazos de manera consistente o los proyectos se retrasan habitualmente?
- ¿Existen rutinas claras para establecer prioridades y revisar avances?
- ¿Los empleados se sienten apoyados y capaces de gestionar su carga de trabajo?
- ¿La dirección promueve hábitos de eficiencia y concentración o premia la disponibilidad constante?
Aprender a priorizar, adoptar una actitud proactiva, y reducir los retrasos provocados por el mal hábito de procrastinar no solo beneficia a los equipos, sino que también fortalece la capacidad de la empresa para adaptarse a los cambios, asumir nuevos retos y consolidar una cultura de alto rendimiento.
En Execoach, acompañamos a las empresas en su viaje hacia una transformación cultural efectiva, alineando estrategia, cultura y talento para lograr un impacto sostenible. Contáctanos y explora cómo podemos apoyar tu proceso de cambio organizacional.
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Javier Carril
Socio de Execoach.
MCC (Master Certified Coach) por ICF
Agile Coach y Scrum Master
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