La gestión del tiempo tiene más que ver con tener una brújula que con tener un reloj. Porque la clave es estar focalizado y no que el día tenga más horas. Una de las frases que más he escuchado en el mundo empresarial los últimos 10 años es «No tengo tiempo». Profesionales inteligentes, directivos brillantes, empleados de todo tipo de sectores coinciden en la sensación de no tener tiempo suficiente para hacer todo lo que quieren hacer en su jornada laboral. El tiempo es uno de nuestros activos más valiosos, y muchas veces lo desperdiciamos con actividades o tareas superfluas que aportan muy poco valor. Analicemos la frase «No tengo tiempo». ¿Es real o es una creencia limitante? 

Si la frase es «No tengo tiempo para hacer todo lo que hay que hacer» entonces es real. Es imposible e irreal intentar hacerlo todo. Sin embargo, si cambiamos el final de la frase por «No tengo tiempo para hacer lo realmente importante», entonces no es cierta, se trata de una creencia limitante que debemos cuestionar y eliminar. Porque hay muy pocas cosas importantes. Lo único que necesitamos para conseguir realizarlas es tener claridad y foco para ser capaces de identificarlas y ponerlas por delante del resto de acciones o tareas. Y este, según mi experiencia con cientos de directivos y profesionales, es el principal problema que tiene la mayoría de las personas con la gestión del tiempo. A continuación, voy a exponer brevemente lo que considero el decálogo de la gestión efectiva del tiempo:

  1. No intentes hacerlo todo. Las personas con éxito saben que es imposible hacerlo todo, y por tanto se centran en priorizar las actividades realmente importantes para su puesto y organización. Focalízate en hacer primero lo importante, y el resto del tiempo dedícalo a lo menos importante. Y si se queda algo sin hacer, al no ser importante, puede dejarse para mañana, o quizá no sea necesario ni hacerlo.
  2. Márcate objetivos ambiciosos a largo plazo. Los líderes siempre tienen claros sus objetivos importantes a largo plazo (a 1 año, a 5 años e incluso a 10 años). Definirlos y mantenerlos en la mente te hará estar focalizado y no perderte en el cortoplacismo tan habitual en los profesionales de hoy.
  3. Márcate 2 objetivos poco ambiciosos y concretos cada día. Alineados con tus objetivos de largo plazo, debes marcarte sólo 2 objetivos al día, y además deben ser poco ambiciosos y muy concretos, con el fin de asegurarte de que los cumples. Esto te dará una sensación de control y te irá dando una enorme autoconfianza. Además, estarás avanzando hacia tus metas ambiciosas y te generará una gran motivación. La clave es que priorices y te pongas desde el principio del día a realizar las acciones relacionadas con esos dos pequeños objetivos, porque de lo contrario el día te comerá una vez más, y al final de la jornada no le habrás dedicado ni un minuto.
  4. Cuenta con los imprevistos. No seas ingenuo pensando que no tendrás imprevistos. No puedes planificar tu agenda y cubrir todas las horas del día con reuniones, tareas o acciones. Sencillamente, no vas a cumplirlo, y eso te hará sentir frustración y sensación de incompetencia. Los imprevistos existen y seguirán existiendo. No son malos ni buenos, lo que debemos hacer es contar con ellos y manejarlos con realismo.
  5. Dedica al menos un 30% de tu día a las tareas importantes y no urgentes. La clave del liderazgo y de la eficiencia está en dedicar un porcentaje mínimo diario a las tareas que son importantes y no urgentes. En primer lugar, las tareas importantes son las que te van a proporcionar un beneficio en el largo plazo (3 años, 5 años, 10 años). Y normalmente, son tareas que contribuirán a tus objetivos ambiciosos a largo plazo. No te preocupes por las tareas importantes/urgentes, porque siempre alguien te presionará para que las hagas. Sin embargo, las importantes y no urgentes nadie te va a presionar, por lo que lo normal es que no dediquemos ni un minuto de nuestro ajetreado y caótico día. Lo importante, si no le dedicamos tiempo, llegará algún día a ser urgente, o quizá ya sea tarde para abordarlas, con las consecuencias negativas que tendrá esto para nuestros objetivos.
  6. Delega las tareas poco importantes. A todos nos gusta mucho controlar las cosas, nos da seguridad. Otra de esas frase míticas que he escuchado miles de veces es «Tardo menos si lo hago yo». Pero este tipo de seguridad contiene una trampa peligrosa. Porque el control nos lleva a no delegar en nuestros compañeros o colaboradores, y eso nos lleva a saturarnos de trabajo, a estresarnos y a bloquearnos, además de no permitir crecer a los demás. Delega las tareas que no sea imprescindible que las hagas tú. Seguramente, tus colaboradores las van a hacer mucho mejor que tú. Así, te podrás dedicar a tus verdaderas responsabilidades.
  7. Cambia de una mentalidad reactiva (apagafuegos) a una mentalidad proactiva (prevenir incendios). En un mundo de incertidumbre y en constante cambio vertiginoso, es necesario tener una mentalidad preventiva, para poder adelantarnos y evitar la ineficiencia que supone estar apagando fuegos todo el día. Siempre habrá imprevistos y urgencias, como he dicho, pero se minimizarán drásticamente si dedicamos tiempo a reflexionar, planificar, priorizar y organizar.
  8. Deja de posponer las actividades o tareas difíciles. Brian Tracy, en su libro «Tráguese ese sapo» traguesapodestaca la importancia clave de «tragarse nuestros sapos», que representan metafóricamente esas tareas complejas o pesadas que nos cuestan un esfuerzo, y que solemos posponer y posponer. Una conversación difícil con tu jefe, una presentación larga que debes preparar a conciencia, etc. Si afrontamos esta tarea cuanto antes, nos vamos a quitar de encima mucho estrés y ansiedad, porque de lo contrario nuestra mente nos lo estará recordando constantemente. Además, estos «sapos» suelen ser cosas importantes, así que tarde o temprano tendremos que abordarlos.
  9. Dedica al menos 10 minutos diarios a planificarte. Si no planificas, el tsunami diario te arrasará y desbordará. Debes planificarte cada día, pero no sólo eso porque estarías potenciando una mentalidad cortoplacista. Debes planificarte también la semana e incluso el mes. Hay muchos directivos que tienen la agenda de adorno y no la usan. La agenda es una herramienta fundamental para planificarte, fijarte actividades y tareas, y ejecutarlas. Da igual si es una agenda de papel o electrónica, lo importante es usarla. Pero insisto, mira casi todos los días las actividades que tienes fijadas en tu agenda durante las próximas 4 o 5 semanas. Te dará una mayor perspectiva y mayor capacidad de anticipación.
  10. Aprende a decir no. Debes poner límites a los que intentan invadir tu valioso tiempo con sus urgencias poco importantes, presionándote para que les entregues una tarea de forma inmediata. Para ello, es clave vencer el miedo al qué pasará si pones límites a tu jefe, a un cliente, o a un compañero de otro Departamento. No va a pasar nada grave, al contrario. Lo que sucederá si empiezas a educar a todas las personas que trabajan contigo es que empezarán a respetarte y valorarte más, y respetarán tus límites.

Si cumples con estos 10 tips, nunca más te atreverás a decir «No tengo tiempo». Esa frase la pronuncian las personas victimistas y quejicas, o las personas con falta de habilidades y conocimientos sobre organización y planificación. Si sigues estrictamente mis recomendaciones, estarás optimizando tu tiempo al máximo, logrando mucha mayor eficiencia en tu puesto laboral, y dando lo mejor de ti mismo. Más rendimiento, más motivación, más liderazgo.

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Javier Carril
Socio Director

 

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