La semana pasada, el director de una empresa madrileña del sector eléctrico me comentaba, angustiado, que ante su incapacidad para hacer reuniones eficaces que no se prolongasen por un tiempo indefinido, había decidido hacerlas de pie. Y es que todos sabemos, por propia experiencia, la cantidad de tiempo que se pierde cuando un grupo de personas se reúnen en torno a una mesa de trabajo.
Tan preocupante es este tema para las diferentes organizaciones que muchos estudios se centran en investigar las razones que hacen que se pierda tanto tiempo en las reuniones de trabajo, llegando a la conclusión de que uno de los factores más influyentes es la motivación que tengan los asistentes a la reunión. Pero ¿cómo podemos hacer que las personas de nuestros equipos de trabajo lleguen y se mantengan motivadas durante todo el tiempo?
Los equipos pasivos en las reuniones también lo son fuera de ella. Por el contrario, los equipos dinámicos a los que se les permite demostrar su sentido de la responsabilidad en las reuniones, están más motivados durante la reunión y también fuera de ella.
Alain Cardon, en su libro Coaching de Equipos, nos da una pista a través del modelo de «las reuniones delegadas», con el que propone desterrar el patrón del líder de la reunión como «hombre orquesta» -que se encarga de preparar la agenda, moderar, controlar el tiempo, provocar decisiones o aconsejar, entre otros asuntos- y sustituirlo por otro patrón de líder que sepa delegar en su equipo.
El modelo de reuniones en las que el líder gestiona todo el proceso (sin que el equipo sea responsable de nada) contribuye a que las personas no se muestren motivadas y se comporten de forma pasiva, dejándose llevar e invirtiendo el tiempo en pensar qué harán en vacaciones o en soñar despiertos con situaciones que, sin duda, poco tienen que ver con lo que allí se está tratando.
Para evitar esto, el proceso de «reuniones delegadas» propone que una gran mayoría de las funciones que hasta ahora asumía el líder de la reunión se deleguen en el equipo.
Según este patrón, el líder puede delegar las funciones de gestión de una reunión en los miembros de su equipo, exceptuando la función de toma de decisiones; ya que él implícita o explícitamente es el responsable de todas las decisiones tomadas por su equipo.
Estas funciones de gestión de una reunión son:
Participante. Todas y cada una de los asistentes a la reunión, incluido el líder, debe ser participante y, por lo tanto, debe aportar su punto de vista personal en cada debate. Es útil partir del punto de vista de que cada persona que participa en una reunión está cobrando por tener opiniones o informaciones sobre los temas tratados.
Moderador-Facilitador. Es la persona que garantiza la gestión de la energía del equipo durante la reunión.
Reloj y marcador de ritmo. No es más que un «reloj parlante» que recuerda regularmente a los participantes la responsabilidad de gestionar el tiempo, sin ser nunca más responsable que los demás sobre el cumplimiento de plazos.
Presionador de la decisión. Durante toda la reunión, provoca y registra las decisiones que toma el equipo y valida el líder.
Coach. Esta función aparece al final de la reunión. Se reserva un período de tiempo para que pueda proporcionar a cada uno de los miembros del equipo pistas para mejorar de cara a la siguiente reunión.
Con la implantación de este tipo de reuniones en las organizaciones, se consigue elevar el nivel de motivación de sus participantes, aumentar su rendimiento y disminuir de manera muy notoria la pérdida de tiempo.
Aplicar un proceso de delegación real en las reuniones de trabajo permite trasladar esta cultura de delegación fuera de ellas. De esta forma, los miembros del equipo asumen realmente sus responsabilidades, sus acciones y sus resultados, en lugar de apoyarse continuamente en su líder. Esto se traduce en equipos con un mayor rendimiento. Por lo tanto, el beneficio de este tipo de modelos va más allá de la propia reunión; ya que ésta es virtualmente un «microcosmos» de la realidad más amplia del grupo de trabajo.
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Rosa Cañamero
Socia Directora-Execoach
Coach Ejecutivo PCC
