Las reuniones en las empresas son el calvario de los empleados, cuando no están bien guiadas. Sin embargo, son imprescindibles para tener un trabajo coordinado en los departamentos, para generar una cultura de transparencia en la información y para que las personas se sientan parte de un todo.
Alain Cardon, hace años, desarrolló un modelo de reuniones efectivas sencillo de comprender, aunque no tan fácil de implementar en las organizaciones.
Este modelo, tiene como beneficios la creación de equipos de alto rendimiento. Este concepto del alto rendimiento, en sí mismo no dice nada, sin embargo, un equipo de alto rendimiento es extremadamente eficaz con el tiempo empleado en las reuniones, no tiene dependencia del jefe, es decir funciona de forma autónoma y responsable sin la necesidad de un jefe que esté presente en todo momento y lo que es más importante, desarrolla a los integrantes del equipo hacia la máxima responsabilidad y motivación.
El modelo de reuniones mediante los roles delegados, se basa en la distribución de los roles típicos que suele tener un responsable de equipo en las reuniones, para que poco a poco y con la ayuda de un experto en la metodología, se vayan desarrollando las competencias típicas de un jefe de equipo en el resto de las personas que lo integran.
Para que se pueda entender, voy a explicar en qué consiste este método.
Dentro de una reunión, el responsable del equipo, suele agendar los temas que se van a tratar, suele controlar el tiempo que se emplea en cada tema, también es quién toma las decisiones, escuchando más o menos al equipo, modera la reunión a su modo y si se redacta un acta con los compromisos adquiridos, también suele ser quién lo realiza.
De este modo, el jefe de un equipo tradicional es el amo y señor de las reuniones y por consecuencia, tiene un impacto en el control total del departamento.
Los equipos pasivos en las reuniones, tienden a ser pasivos fuera de éstas.
El problema de las reuniones tradicionales, es que crea equipos más pasivos, menos innovadores, con menos capacidad de liderazgo, en definitiva, equipos menos motivados.
Este modelo, se puede aplicar en cualquier tipo y tamaño de empresa que quiera aumentar la productividad de sus equipos, desarrollar a los mismos y crear una cultura de máxima responsabilidad.
Ahora bien. No es oro todo lo que reluce. Las principales dificultades son que, a pesar de ser un método sencillo de comprender, en la práctica y después de haber acompañado a multitud de equipos en empresas, nos damos cuenta que es totalmente necesario un seguimiento del modelo, ya que los equipos empiezan a cometer errores prácticamente imperceptibles para alguien no experto.
Además, una cultura empresarial clásica o un figura de un jefe tradicional puede ser una barrera infranqueable sin un experto en el modelo.
Últimamente nos estamos encontrando a multinacionales de primer nivel, que están implementando este modelo en toda la organización, con el propósito de minimizar el tiempo desperdiciado en las reuniones, aumentar la efectividad de los empleados, inyectar en la cultura organizacional que el tiempo tiene una equivalencia directa en dinero y que impacta en los resultados finales de la compañía. Y en la parte humana, desarrollar las motivación de las personas, potenciando la responsabilidad de los equipos.
¿Cómo se hace esta implementación?
Primeramente hay que definir los equipos reales en dónde se va a instalar este modelo, a no ser que se quiera hacer a todos los niveles de la organización, y que forme parte de la cultura empresarial.
Después, y en un periodo de entre 4 y 6 meses, con la ayuda de un experto con experiencia en el modelo, ir integrando poco a poco todos los roles en reuniones reales de los departamentos, hasta que el concepto de alto rendimiento en los equipos sea la manera normal de actuar en el día a día de la compañía.
Si estás interesado en conocer este Modelo de Roles Delegados, ponte en contacto con nosotros para más información.
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Ángel Martínez Marcos
Coach Ejecutivo & Socio Director
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